Менеджер отправляет смету
Смета собирается из позиций банкет-плана. Скидка и сервисный сбор пересчитываются автоматически, отправка — одной кнопкой из сделки.
Отраслевая CRM для отелей
Вместо Excel, почты и мессенджера. Отдел продаж ведёт сделки и документы в одной системе, а службы отеля получают готовые банкет-планы и памятки — без пересылки файлов.
Откуда это взялось
VentaFlow начинался как внутренний инструмент отдела продаж пятизвёздочного отеля — там, где банкет-план, памятка по заезду и бронь зала делаются каждый день, а ошибка в одной строке стоит испорченного мероприятия. Сначала это был способ перестать пересылать друг другу Excel, потом — система, которой отель пользуется ежедневно. Всё, что вы видите на этой странице, сделано для работы, а не для презентации.
Что меняется в первый же день
В большинстве отелей банкетный лист живёт в Excel, памятка по заезду группы — в письме, а бронь зала — в голове у менеджера. VentaFlow собирает это в один контур: документ формируется в системе, уходит PDF-ом всем службам и остаётся в истории вместе с тем, кто и когда его изменил.
Уходит из работы
Приходит вместо этого
Состав системы
Модули включаются по очереди и связаны между собой: бронь из шахматки подтягивается в банкет-план, банкет-план — в сделку CRM, сделка — в договор. Наведите на строку, чтобы посмотреть, что входит.
Банкетный лист собирается построчно: наименование, выход, количество, цена, сумма. Несколько блоков на одно мероприятие, сервисный сбор считается сам, готовый Банкет-план уходит PDF-ом на почту.
Памятка по заезду для всех служб сразу: даты и время заезда и выезда, ранний или стандартный заезд, экспресс-регистрация, у кого паспорта, транспорт и парковка.
Визуальный календарь бронирования конференц- и банкетных залов. Занятые слоты видны всем менеджерам, поэтому одну и ту же дату нельзя продать дважды.
Реестр договоров отеля с автозаполнением реквизитов контрагента по ИНН. Номер, срок, приложения и статус подписания — в одной карточке рядом со сделкой.
Воронки сделок по типам мероприятий, почтовый ящик внутри карточки менеджера, согласование смет двумя руководителями с уведомлениями в Telegram и сводная аналитика.
Полная история изменений: кто поменял цену позиции, кто передвинул бронь зала, кто отправил Банкет-план заказчику и в какой момент. Спор «я этого не менял» закрывается за минуту.
База знаний внутри системы: инструкции по каждому модулю, регламенты отеля и разбор типовых ситуаций. Новый менеджер выходит на смену подготовленным, без наставника рядом.
Цифры в правой колонке — замеры в отеле, где система работает ежедневно: сравнение с тем, как те же задачи делались в Excel и почте до перехода.
Как это выглядит
Снято в демо-отеле на вымышленных мероприятиях. Ровно это вы увидите, если откроете демо-доступ: без регистрации, на готовых данных.
Аналитика
Дашборд собирает данные из шахматки и банкет-планов без единой выгрузки в Excel. Коммерческий директор открывает его утром и видит, где у отеля провал по загрузке, а где не хватает залов.
Доля занятых часов, среднее за последние 8 недель
Доля в обороте отдела продаж за квартал
CRM · воронка сделок
Карточка сделки идёт от первого звонка до подтверждённого банкета через один и тот же процесс — без созвонов «а на чём мы остановились».
Согласование сметы
Менеджер отправляет смету на согласование прямо из сделки. Маршрут фиксированный: сначала коммерческий директор, затем генеральный. Оба получают уведомление в Telegram и отвечают из телефона — заказчик ждёт не сутки, а минуты.
Смета собирается из позиций банкет-плана. Скидка и сервисный сбор пересчитываются автоматически, отправка — одной кнопкой из сделки.
Первый согласующий видит сумму, размер скидки и историю клиента. Согласовывает, отклоняет или возвращает с комментарием.
Второй согласующий подключается только после первого. Порядок задан системой, перепрыгнуть шаг нельзя.
Согласованная смета фиксируется в сделке, уходит заказчику и становится основанием для договора. Каждый шаг остаётся в аудит-логе.
Telegram · VentaFlow-бот
Смета №1428 — «Свадьба, банкетный зал «Ассамблея», 14 июня»
Сумма 486 000 ₽, скидка 7%, сервисный сбор 10%.
Ожидает вашего согласования.
СогласоватьВернуть с комментарием
Роли в системе
Права настраиваются по ролям: менеджер отдела продаж видит свои сделки, финансовая аналитика — только у руководителя, а службы отеля получают лишь свои памятки. Данные общие, интерфейс — свой.
Воронка сделок, почта в карточке клиента, отправка смет на согласование и вся история переговоров по мероприятию.
Банкет-план с позициями и выходом, тайминг мероприятия, рассадка и финальный Банкет-план в PDF для кухни и сервиса.
Памятка по заезду группы: время заезда и выезда, экспресс-регистрация, у кого паспорта, транспорт и парковка.
Заявка по позициям с выходом в граммах и количеством гостей. Изменения в меню приходят сразу, а не за час до банкета.
Первый шаг согласования смет, загрузка залов, план и факт по выручке, отчёт по каждому менеджеру.
Финальное согласование, аудит-лог по всем службам и сводная картина по отелю без единой ручной выгрузки.
Тарифы
Цена — за отель, а не за пользователя: подключайте всю команду, включая кухню и службу приёма. Аудит-лог и обучение входят в любой тариф.
Подключаются в любом порядке, без минимального набора. Пять платных модулей по отдельности — 21 000 ₽ в месяц.
Все семь модулей за цену пяти: по отдельности они стоят 21 000 ₽ в месяц, вместе — 18 000 ₽. Безлимит пользователей, внедрение за 1 день.
Единый контур для сети: общие справочники, сводная аналитика, отдельные права по объектам.
Частые вопросы
Универсальная CRM умеет вести сделку, но не знает, что такое банкет-план, сервисный сбор или двойное бронирование зала. Их приходится дописывать под отель силами интегратора и потом поддерживать. VentaFlow — отраслевая система: банкет-план с позициями и автоматическим расчётом сбора, шахматка залов и памятка по заезду группы работают из коробки, а CRM-воронка привязана к этим же документам.
Банкет-план (в международной практике — BEO, Banquet Event Order) — документ, по которому кухня, сервис и служба приёма понимают, что и во сколько подавать на мероприятии. В большинстве отелей его ведут в Excel и рассылают по почте, из-за чего службы работают по разным версиям файла. Модуль собирает документ построчно, сам считает сервисный сбор и отправляет готовый PDF всем службам разом.
Да, модули работают независимо и подключаются в любом порядке — минимального набора нет. Чаще начинают с банкет-плана или шахматки залов, потому что там больше всего ручной работы. Аудит-лог и обучение входят в любой тариф.
Один рабочий день, интегратор не нужен. Мы переносим ваши справочники — залы, банкетное меню, список менеджеров — и настраиваем маршрут согласования смет. Дальше команда работает сразу: отдельного обучения не требуется, инструкции по каждому модулю встроены в систему.
Да. Цена считается за отель, а не за пользователя, поэтому подключить всю команду — включая кухню и службу приёма — можно на любом тарифе. Небольшие отели обычно берут один-два модуля, сетевые — полный контур со сводной аналитикой по объектам.
На серверах в России, как того требует часть 5 статьи 18 закона № 152-ФЗ о персональных данных. Доступ разграничен по ролям, каждое изменение документа фиксируется в аудит-логе с указанием автора и времени.
Нет и не пытается. PMS закрывает проживание — тарифы, поселение, расчёты по номерам. VentaFlow закрывает продажи и мероприятия: банкеты, конференции, заезды групп, договоры и работу отдела продаж. Системы решают разные задачи и обычно используются вместе.
Откройте демо-доступ — он работает без регистрации и пароля, на готовых данных: можно посмотреть реальные сделки, банкет-план и печатные формы. Если после этого захотите увидеть систему на своём меню и своих залах, оставьте заявку — покажем за 30 минут.
Мы. Залы, банкетное меню, список менеджеров и действующие брони переносим сами в день внедрения — это входит в подключение, отдельно не оплачивается. От вас нужны текущие файлы в том виде, в каком они есть: Excel, Word, выгрузка из PMS. Историю прошлых мероприятий переносить не обязательно — чаще начинают с ближайших.
Переучиваться почти нечему: банкет-план в системе выглядит как тот же документ, который менеджер собирал в Excel, только строки не надо считать руками. Инструкции по каждому модулю встроены в систему, а первые документы мы собираем вместе с командой в день внедрения. Обычно через неделю менеджеры сами отказываются от старых файлов — в них приходится делать больше.
Данные принадлежат отелю. В любой момент по запросу выгружаем всё — сделки, банкет-планы, справочники, договоры — в открытых форматах (Excel, PDF, CSV), которые читаются без нашей системы. Если сервис прекращает работу, выгрузка делается заранее и бесплатно, чтобы вы продолжили работать хотя бы в таблицах, не потеряв ни одной брони.
Работаем по договору с выставлением счёта на юридическое лицо отеля. По итогам оплаченного периода предоставляем акт; документы можно получить в электронном виде или через ЭДО. Оплата по карте без договора тоже возможна — удобно для одного модуля на пробу.
Заявка
Демонстрация занимает 30 минут, подготовка с вашей стороны не нужна. Оставьте контакты — свяжемся в течение рабочего дня.
Старт
Посмотрите систему прямо сейчас в демо-режиме — без регистрации и пароля, на готовых данных.